Wir kommunizieren ständig auf verschiedene Art und Wiese: durch Körpersprache, durch Mimik, durch Sprache oder Schrift. Darüber hinaus gibt es verschiedene Wege der Kommunikation: mündlich, gedruckt sowie digital. 

Mündliche Kommunikaion findet im Unternehmen ständig statt. Das ist beispielsweise ein Gespräch an der Kaffeemaschine, am Kopierer oder während der Pause. Diese Gespräche haben informellen Charakter und werden oft als "Buschfunk" bezeichnet. 

Formelle mündliche Kommunikation hingegen findet über die klassischen Meetings, Besprechungen oder Schichtübergaben statt. Diese Besprechungen sollten klar strukturiert sein, um effizient zu sein.

Zur schriftlichen Kommunikation zählen wichtige Informationsquellen wie Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen, Managementhandbücher, Unternehmensrichtlinien aber auch Sitzungsprotokolle oder Mitarbeiterzeitungen.

Digitale Kommunikation ist aus dem heutigen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Dazu zählen E-Mails, Videokonferenzen oder das Intranet.

Keine Kommunikation führt zu Spekulation!

Wenn Sie nicht wollen, dass im Buschfunk ausgiebig spekuliert wird, dann pflegen Sie eine offene und zielgerichtete Informationskultur. Dabei ist wichtig, die richtigen Informationen an die richtigen Personen weiterzuleiten und dabei auch dafür zu sorgen, dass die Informationen an die jeweiligen Mitarbeiter weitergeben werden. 

Nicht jeder Informationskanal ist für alle zielgerichtet. Und nicht jeder Mitarbeiter muss alle Informationen haben. Zuviel Informationen können schnell dazu führen, dass diese nicht mehr aufgenommen werden, was wiederum bedeutet, dass wichtige Informationen in der Informationsflut untergehen.

Binden Sie ihre Mitarbeiter aktiv mit ein. Sie sind schließlich MITarbeiter. Sie könnten zum Beispiel eine Mitarbeiterzeitung einführen und dazu ein Redaktionsteam zusammenstellen. Dieses Medium wiederum ist ein guter Informationskanal. Wenn es geschickt genutzt wird, können Sie dadurch wichtige Mitteilungen verteilen oder die Akzeptanz der Kollegen untereinander stärken. Oft wissen einzelne Abteilungen nicht, was die anderen Abteilungen eigentlich machen. Durch Vorstellung der Abteilungen in den Mitarbeiterzeitungen können Sie dem abhelfen. 

Haben Sie schonmal darüber nachgedacht, dass Ihre Mitarbeiter manche Dinge mit ganz anderen Augen sehen, wenn Sie die Hintergrundinformationen dazu hätten? Ihre Mitarbeiter, zumindest im Verwaltungsbereich, sind der direkte Kontakt nach außen. Mit den richtigen Informationen können ihre Mitarbeiter auf Informationen von außen ganz anders reagieren. Oder Ihnen fallen Dinge auf, die wichtig sind, denen Sie vorher keine Bedeutung beigemessen haben.

Kommunikation sorgt somit auch für eine reibungsarme Zusammenarbeit. 

Die Dokumentenablage ist, wie der Name schon verrät, das Ablegen von Dokumenten. Voraussetzung dafür ist eine Stelle, Ein- oder Vorrichtung, wo Dokumente abgelegt werden. 

Die Ablage ist eine der wichtigsten Aufgaben im Bereich der Organisation. Ein gut durchdachtes Ablagesystem ist für Jedermann von großer Bedeutung. Egal ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Mit einem Ablagesystem ist aber nicht gemeint, das Papier in diversen Ablagefächern zu verstauen. Sondern die Dokumente nach Themenschwerpunkten, alphabetisch, nach Datum oder einer anderen sinnvollen Logik abzuheften. Somit gewährleisten Sie  eine sichere Aufbewahrung der Dokumente und ein schnelles und unkompliziertes Wiederfinden der benötigten Unterlagen. Mit einer guten Ablage sparen Sie Zeit, Geld und Sie haben Sicherheit und vor allem Ruhe. 

Die Dokumentenablage gehört definitiv zu der Aufgabe, die täglich verschoben wird. Nahezu jeden Tag flattert Post in den Briefkasten. Schnell wird sie hier und dort abgelegt und gerät in Vergessenheit. Der Stapel wächst und wächst. Die Lust und vor allem die Zeit sinken immer mehr, um sich selbst damit auseinanderzusetzen. Freundliche Erinnerungen, um einen Fragebogen auszufüllen oder die stundenlange Suche nach einem wichtigen Dokument sind dann leider keine Seltenheit mehr. Außerdem raubt Chaos am Arbeitsplatz wertvolle Energie. 

Wir befreien Sie von Ihren Papierstapeln auf dem Schreibtisch oder im Schubkasten. Dafür haben wir verschiedene Ablagemethoden, die wir natürlich mit Ihnen besprechen: 

Beispiele für unsere Ablagemethoden:

• Ein optisches Signal setzen (für alle relevanten Themen eine Farbe festlegen (z. B. grün für Lieferanten)) 
• Alphabetische Ordnung
• Numerische Ordnung

Der größte Vorteil ist, Sie gewinnen Zeit, und können sich wieder auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Weitere Vorteile sind:

• Sie zahlen nur für die tatsächlich geleistete Arbeit.
• Sie haben keine Personalkosten.
• Die Dokumente sind strukturiert, übersichtlich und nachvollziehbar abgeheftet.
• Sie haben eine einheitliche Ablagestruktur, die wir gerne gemeinsam festlegen.
• Das stundenlange Suchen nach Dokumenten hat ein Ende.
• Die Papierstapel verschwinden im Nu. 
• Sie haben Sicherheit und Ruhe. 
• Sie sparen Nerven.
• Ihre Mitarbeiter können sich um Ihre Hauptaufgaben kümmern.
• Im Falle einer Vertretungssituation kann direkt auf die Dokumente zugegriffen werden. 
• Wir beherrschen das Chaos. ;-)

Wie viele ungeöffnete oder nicht beachtete Briefe liegen in Ihrem Schubkasten?
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Kontaktieren Sie uns, wir stehen Ihnen gern für ein kostenloses Informationsgespräch zur Verfügung und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot. Ihr Suchen hat ab da an ein Ende und die Aktenberge gehören der Vergangenheit an. 

Als virtueller Assistent arbeiten wir selbständig administrative Aufgaben ab. Die Kommunikation läuft dabei üblicherweise digital ab. Das bedeutet, dass die Dienstleistungen vollkommen ortsunabhängig erbracht werden können. 

Das Aufgabenspektrum ist vielseitig. Aufgrund unserer umfangreichen Berufserfahrung können wir Ihnen viele verschiedenen Arbeiten abnehmen. 

Das kann zum Beispiel sein:

• ​Organisation von Reisen
• Planen und Vorbereiten von Meetings
• Recherchen
• Angebote und Rechnungen schreiben
• Präsentationen erstellen
• Vorlagen erstellen oder überarbeiten
• Organisation von Veranstaltungen (Schulungen, Betriebsfeiern, Messebesuche, ...)

Der größte Vorteil ist, Sie gewinnen Zeit, und können sich wieder auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. 

Weitere Vorteile sind:

• Sie zahlen nur für die tatsächlich geleistete Arbeit.
• Sie haben keine Kosten für den Arbeitsplatz.
• Sie haben keine Personalkosten.
• Aufwendige Personalsuche und Einarbeitung entfällt.
• Die virtuelle Assistenz arbeitet ortsunabhängig. Das heißt für Sie, dass Sie sich bei der Auswahl nicht nur auf Ihr örtliches Umfeld beschränken müssen.
• Wir lieben was wir tun. Das heißt, wir arbeiten immer nach Bedarf und Dringlichkeit.
• Sie können aus einem Pool an Wissen schöpfen.

Was sind die Aufgaben, die Sie nerven?

Kontaktieren Sie uns, wir stehen Ihnen gern für ein kostenloses Informationsgespräch zur Verfügung und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot.

Auf dieser Seite werden wir Sie in Zukunft über die unterschiedlichsten Sachen informieren.